Kaupparekisteri on Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämä julkinen yritystietojen rekisteri. Kaupparekisteriin on ilmoitettava osakeyhtiön, kommandiittiyhtiön, avoimen yhtiön ja osuuskunnan tiedot, joista muodostetaan julkinen kaupparekisteriote. Yritysten julkisilla tiedoilla on merkitystä niin yrityksen yhteistyökumppaneiden kuin viranomaistenkin toiminnassa. Yritysten rekisteritiedot antavat julkivarmistuksen yhteistyökumppaneille, minkä vuoksi tiedot tulee pitää ajantasaisina.
Kaupparekisterilailla on määritelty 4-13 §:ssä sisältöedellytykset erilaisten toimimuotojen perustamisilmoituksille. Ilmoittajan kannattaa tutustua omaan toimimuotoonsa liitettyihin edellytyksiin, sillä yhtiön tietojen ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönti voi johtaa yritys- ja yhteisötietolain 19 §:n nojalla jopa sakkorangaistukseen.
Kaupparekisteriin ilmoittaminen voidaan tehdä paperilomakkeella tai sähköisesti. Sähköisen ilmoittamisen palvelun tarjoaja on Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ), jonka kautta tiedot rekisteröidään sekä PRH:n kaupparekisteriin että Verohallinnon rekisteriin. Useista ilmoituslajeista peritään maksu, joka on sähköisen ilmoittamisen palvelussa pienempi kuin paperilomakkeella ilmoitettaessa. Sähköisen ilmoittamisen palvelu laskee valmiiksi ilmoituksen kokonaishinnan.
Sähköinen ilmoittaminen tehdään ilmoittajan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sirullisella henkilökortilla. Ilmoittaja kirjautuu henkilökohtaisesti palveluun ja vahvistaa olevansa valtuutettu tekemään yhtiötä koskevan ilmoituksen. Pankkitunnuksilla varmennettu henkilö voi laatia ilmoituksia, mutta hän ei voi allekirjoittaa esimerkiksi yrityksen muutosilmoitusta. Allekirjoittajana voi toimia ainoastaan henkilö, joka on rekisteröity yhtiön allekirjoitusoikeutetuksi. Ilmoittaja, jolla ei ole allekirjoitusoikeutta, voi täyttää sähköisen ilmoituksen, joka lähetetään palvelun kautta yhtiön nimenkirjoitusoikeutetulle.
Sähköinen ilmoittaminen ei kuitenkaan aina ole mahdollista. Esimerkiksi osakeyhtiön perustamisilmoituksen tekeminen sähköisesti edellyttää, että osakeyhtiön osakepääoma on nolla euroa ja että yhtiölle riittää vakiomuotoinen yhtiöjärjestys. Palvelu muodostaa tietojen pohjalta osakeyhtiölle valmiin perustamissopimuksen ja yhtiöjärjestyksen. Muissa tapauksissa ilmoittajan on tehtävä yhtiön perustamisilmoitus paperilomakkeella. Sähköinen ilmoittaminen helpottaa ilmoittajan työtä, mutta se ei kata kaikkia ilmoituslajeja tai ilmoitusten erityispiirteitä.
Sähköinen ilmoitustapa on laajimmin käytössä muutosilmoituksia tehtäessä. Muutoksen ilmoittajan on oltava täysi-ikäinen, hänellä on oltava suomalainen henkilötunnus sekä verkkopankkitunnukset, mobiilivarmenne tai sirullinen henkilökortti. Edellytysten täyttyessä ilmoittajalle avautuu kattava valikoima sähköisesti tehtäviä yrityksen muutosilmoituksia.
Järjestelmä on helpottanut ja nopeuttanut ilmoitusten tekemistä. Kaupparekisteri-ilmoituksen tekeminen on kaksiportainen toimenpide, jossa on ensin selvitettävä yhtiömuotoon sekä ilmoitukseen liitetyt velvollisuudet ja lopuksi rekisteröitävä edellytetyt tiedot joko sähköisesti tai paperilomakkeella.
Vaikka sähköinen ilmoitus ei ole täysin korvannut perinteistä paperilomaketta, se on tuonut merkittäviä parannuksia yritystietojen ilmoittamiseen. YTJ:n palvelun kautta ilmoittaminen tapahtuu ripeämmin ja edullisemmin. Muutosilmoitusten laatiminen sähköisesti palvelee yritysten tarpeita monimuotoisesti ja nykyaikaisesti, sillä muutosvaihtoehtoja on kattavasti ja ne voidaan toteuttaa turvallisesti henkilökohtaisen tunnistautumisen kautta.
